Die Phase der Planung stellt einen bedeutenden Teil des Projektmanagements dar, in dessen Rahmen ein Projekt eingehend konzipiert, organisiert und strukturiert wird. Die Planungsphase bildet das Fundament für den gesamten Projektverlauf und besitzt maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg des Vorhabens.

Im Zuge der Planungsphase werden alle relevanten Informationen zusammengetragen und analysiert, um eine exakte Projektdefinition und klare Projektziele zu formulieren. Darüber hinaus wird ein detaillierter Projektplan erstellt, der sämtliche Aktivitäten, Meilensteine und Ressourcen umfasst, die für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts unerlässlich sind. Hierbei werden auch die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligten festgelegt.

Zudem werden in dieser Phase die Projektbedingungen und -risiken ermittelt und bewertet. Hierfür kommen beispielsweise eine SWOT-Analyse oder eine Risikoanalyse zum Einsatz. Es erfolgt eine Überprüfung, welche Alternativen und Lösungen für mögliche Probleme und Risiken zur Verfügung stehen, um diese frühzeitig zu erkennen und zu behandeln.

Ein weiteres zentrales Element der Planungsphase ist die Ressourcenplanung. Hier wird festgelegt, welche Materialien, Finanzen, Mitarbeiter und Technologien für das Projekt benötigt werden. Des Weiteren wird ein Budgetplan aufgestellt, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der finanziellen Rahmenbedingungen bleibt. Während der Planungsphase werden ebenfalls die Pläne für Kommunikation und Qualitätsmanagement erstellt. Es werden deutliche Kommunikationswege definiert, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Kenntnisstand sind. Zusätzlich werden Qualitätsstandards und -ziele festgelegt, um sicherzustellen, dass das Projekt die erwarteten Ergebnisse erfolgreich erreicht. Eine gründliche und umfassende Planung in dieser Phase ist entscheidend, um Risiken zu minimieren, Probleme zu bewältigen, den Kosten- und Zeitplan einzuhalten und das Projekt erfolgreich abzuschließen.